Kündigungen und Aufhebungsverträge dürfen nur schriftlich abgeschlossen werden. Das schreibt § 623 BGB vor. Die elektronische Form ist ausdrücklich nicht erlaubt. Das heißt moderne, digitale Signaturdienste wie DocuSign oder AdobeSign dürfen für den Abschluss von Aufhebungsverträgen oder für den Ausspruch von Kündigungen nicht verwendet werden.
Das gilt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Eine Kündigung, die nicht im Original unterschrieben übergeben wird, ist nichtig. Eine solch unwirksame Kündigung kann deshalb sogar noch nach Ablauf der strengen dreiwöchigen Frist für Kündigungsschutzklagen gerichtlich angegriffen werden. Gefährlich wird es auch, wenn Aufhebungsverträge nur digital signiert werden.
Viele internationale Konzerne bedienen sich moderner Signaturanbieter wie zum Beispiel DocuSign. Durch Matrixstrukturen sitzen die Personalverantwortlichen meist nicht in Deutschland. Dokumente werden bequem digital signiert und per Mail ausgetauscht. Eine Führungskraft, die das aus dem täglichen Geschäft gewohnt ist, und sich auch auf die digitale Signatur im Aufhebungsvertrag verlässt und dann ein neues Arbeitsverhältnis eingeht, gefährdet ihre Abfindung. Weil ein digital signierter Aufhebungsvertrag nichtig ist, ist auch die vereinbarte Abfindung hinfällig. Und wenn die Führungskraft schon einen neuen Job hat, ist die Motivation des alten Arbeitgebers, die Abfindung zu zahlen, sehr gering. Die Verhandlungen dann erneut aufzunehmen, ist schwierig.
Warum gibt es diese strenge Formvorschrift § 623 BGB überhaupt?
Sie soll vor Manipulationen schützen und vor übereilten Entscheidungen.
Zumindest der Schutz vor Manipulationen ist heute durch digitale Signaturen besser als bei Original-Unterschriften. Digitale Signaturdienste stellen durch Hash-Werte sicher, dass Dokumente nicht manipuliert wurden. Jedes Dokument hat einen eigenen Fingerabdruck. Wird auch nur ein Buchstabe geändert, ändert sich der Fingerabdruck, der Hash-Wert. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Verträge nicht nachträglich manipuliert werden.
Der Schutz vor übereilten Entscheidungen ist auch überkommen und entmündigt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Es ist zu verstehen, dass eine mündlich ausgesprochene Kündigung vielleicht bereut wird, aber wer extra einen Signaturdienst einsetzt, um seine Unterschrift zu dokumentieren, handelt genauso wenig übereilt wie jemand, der seinen Stift zückt und unterschreibt.
Diese Vorteile hat der Gesetzgeber bislang noch nicht erkannt, und es gibt leider aktuell keine Anzeichen, dass sich daran bald etwas ändert. Deshalb gilt nach wie vor: Kündigungen und Aufhebungsverträge sind nur dann wirksam, wenn beide Seiten mit Original-Unterschriften auf demselben Dokument unterzeichnet haben. Sobald sich das ändert, erfahren Sie es von uns. 😉