Arbeitsverträge sowie alle Nachträge und Änderungen können mündlich geschlossen werden. Das gilt auch für ergänzende Vereinbarungen, wie einen Kfz-Überlassungsvertrag. Das gerade reformierte Nachweisgesetz verlangt lediglich, dass einige grundlegende Vereinbarungen im Nachgang schriftlich fixiert werden müssen.
Im Alltag kommen mündlich geschlossene Arbeitsverträge kaum vor. Was hingegen immer populärer wird und im Gegensatz zu Kündigungen und Aufhebungsverträgen möglich ist, ist den Arbeitsvertrag digital zu signieren, zum Beispiel über Dienste wie DocuSign oder AdobeSign.
Auch viele weitere ursprünglich schriftlich ablaufende Prozesse erfolgen inzwischen rein digital. Die Gehaltsabrechnung wird nicht mehr per Post versandt, sondern ist online abrufbar. Änderungen und Nachträge, aber auch Ergänzungen zum Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel ein Kfz-Überlassungsvertrag oder Verträge über Aktienoptionen/Virtual Shares werden ebenfalls digital signiert. Die Vereinbarung von Zielen und die Abrechnung des Bonus kommt nur noch per E-Mail.
Häufig sind alle Dokumente und Verträge, die das Arbeitsverhältnis betreffen, übersichtlich in einem Mitarbeiterportal gesammelt und dort jederzeit abrufbar. Dieser einfache und komfortable Zugriff auf alle relevanten Dokumente führt jedoch dazu, dass Arbeitnehmer vermehrt nicht mehr alle das Arbeitsverhältnis betreffende Dokumente privat gesichert haben. Teilweise werden die Verträge zwar lokal gespeichert, aber nur auf dem Dienstlaptop. So lange, wie das Arbeitsverhältnis reibungslos läuft, ist das kein Problem.
Zuletzt haben wir in mehreren Fällen beobachten können, dass zusammen mit dem unerwarteten Ausspruch von Kündigungen und Freistellungen alle Zugänge gesperrt werden, sodass die Arbeitnehmer ohne Vorwarnung auch kein Zugriff auf dienstliche E-Mails, die Mitarbeiterportale und das vom Arbeitgeber überlassene Notebook mehr haben. Damit fehlt auch der Zugang zu vielen wichtigen Unterlagen.
Natürlich hat der Arbeitnehmer einen Anspruch gegen den Arbeitgeber, die relevanten Dokumente herauszugeben, beispielsweise nach dem Nachweisgesetz oder über Regelungen zum Datenschutz. Doch im Fall von Auseinandersetzungen muss dieser ebenfalls erst (gerichtlich) durchgesetzt werden – was zusätzliche Zeit und Nerven kosten und bei der Verteidigung gegen eine unwirksame Kündigung hinderlich sein kann.
Wir empfehlen daher dringend, alle das Arbeitsverhältnis betreffenden Dokumente an einem sicheren Ort zu speichern, zu dem auch Zugang besteht, wenn das Arbeitsverhältnis nicht mehr störungsfrei läuft.
